Salla VartiainenVi skulle nyligen migrera en liten CRM databas till Hubspot. Datamängden var tillräckligt liten för att kunna hanteras i Excel, eller i mitt fall, Google Sheets.
De flesta företag som varit igång ett tag har någon slags problem med datakvalitén, det kan handla om gamla migrationer som inte riktigt fungerat, att man haft andra arbetsprocesser tidigare eller att CRMet är uppsatt på ett förvirrande sätt och ingen vet vad man ska fylla i vad.
Det är ganska naturligt att det blir så här över tid (iaf om man inte har tvingande fält eller andra restriktioner som ser till att saker fylls i/ importeras på ett konsekvent sätt), det är ju trots allt vi människor som använder verktyget och vi har en tendens att göra fel ibland.
Varför ska man städa data?
Så varför är det då så viktigt att städa datan innan man importerar det till ett nytt system?
Ofta är anledningen till systembyte just att man vuxit ur det gamla systemet. Kanske har man haft ett CRM som funkat bra men när företaget växer behövs kanske fler funktioner och automationer. Kanske har legacy problemen med datan blivit för stora, eller så kanske man bara vill ha en riktig vårstädning så att det blir enklare att använda all data i olika program.
Så det är viktigt att städa. För att om du importerar allt från det gamla systemet utan att städa, så importerar du också de gamla problemen. Och det vill ju ingen.
Här kommer ett förslag på 6 steg när du vill städa mindre mängder data i Google Sheets, Excel eller liknande.
Städa data i Google Sheets exempel
1. Titta på din data
Vad är det för data? Används all data eller finns det kolumner med irrelevant information i?
Låt oss tex säga att du har ett gym, behöver du verkligen ha kvar kolumnen som visar vilka medlemmar som betalat medlemsavgiften år 2000? Jag skulle gissa på att du inte använder den datan alls och att det här kanske är ett bra tillfälle att göra sig av med den? Om inte annat för att bli GDPR-vänlig.
2. Vilka kolumner ska vara med i importen?
När du identifierat vilken data som är viktig och vilken som inte är det så kan du städa bort de kolumner som inte ska importeras. Ibland är det dock lättare sagt än gjort…
3. Är kolumnerna vettiga?
Du öppnar ditt excel och ser att det finns 8 olika kolumner för email, 4 olika kolumner för Linkedin och 20 kolumner för noteringar.
Behövs verkligen alla dessa kolumner eller kan man slå ihop dem? I vissa fall kanske man faktiskt behöver 8 kolumner för olika email-adresser till en och samma person men jag tror inte att det inträffar så ofta.
Städa upp excelen så att du inte har några extra kolumner.
4. Är datan konsekvent, dvs ser den likadan ut på alla rader i en kolumn?
Fattas det data? Börjar vissa namn med stor bokstav och andra med liten? Är innehållet i kolumnen “Datum” skrivet på 4 olika sätt? Finns det nån konstig extra fnutt framför alla mailadresser?
Fixa och formatera så att all data följer samma struktur.
5. Hur ska datat vara formaterat för att fungera med det nya systemet?
När man byter från ett system till ett annat så behöver man ibland ändra formateringen för att det ska fungera i det nya systemet. Tex i Finska system skrivs datum by default så här 120825 medan vi här i Sverige föredrar att datumet struktureras så här 250812. Dubbelkolla hur det ser ut för respektive system och justera därefter.
6. Behövs nya fält?
Om kolumnerna i ditt Google sheets inte har några logiska motsvarigheter i systemet ni ska migrera till måste du skapa dem. Det är värt att ta sig lite tid till att fundera över arbetssätt och processer. Hur kan ni komma åt och använda datan på bästa sätt?
När allt är snyggt och strukturerat är det bara att sätta igång med importen!
Lycka till!
/Salla Vartiainen, Marketing Automation & CX konsult
